Politique d'information et de protection des renseignements privés de l'Association canadienne des ex-parlementaires

1. L’Association canadienne des ex-parlementaires (l’Association) recueille et conserve des renseignements publics et personnels sur ses membres à ses propres fins administratives et pour favoriser l’établissement de liens sociaux entres ses membres. En outre, elle reçoit régulièrement d’autres personnes et organismes des demandes de coordonnées de membres. Le but de la politique est de protéger les renseignements personnels des membres et de répondre aux demandes de coordonnées de personnes qui ne sont pas membres.

2. En tant qu’organisme sans but lucratif, l’Association ne peut ni vendre ni échanger sa liste de membres, ce qui constituerait une activité commerciale. De plus, comme elle est composée de membres de tous les partis, c’est une association non partisane qui ne saurait communiquer des renseignements sur ses membres à des partis politiques à des fins politiques.

3. La politique prescrit les règles d’utilisation et de communication des renseignements personnels et publics sur ses membres.

4. Il revient au Conseil d’administration de décider s’il y a lieu de communiquer des renseignements et sous quelle forme; sa décision est finale. Aucun renseignement sur un membre n’est communiqué en conformité de la politique sans le consentement du membre. Les renseignements personnels sur un membre sont affichés dans la partie protégée du site Internet de l’Association (www.exparl.ca) à moins que le membre ne s’y oppose par écrit dans sa demande d’adhésion.

5. L’Association conserve dans sa base de données les renseignements suivants sur les ex-parlementaires : titre, prénom, nom, adresses civique et électronique, numéros de téléphone à la maison, au bureau et de cellulaire, appartenance politique, province représentée et nom du conjoint.

6. La Bibliothèque du Parlement conserve tous les renseignements sur les ex-parlementaires concernant le lieu et la date de leur naissance, leur service militaire, leurs fonctions officielles et leurs fonctions au sein de comités; ceux-ci sont affichés sur le site Internet du Parlement www.parl.gc.ca.

7. Affaires internes

   • Envois : revue, avis de convocation aux assemblées annuelles et régionales, etc.
   • Appels téléphoniques : nominations, conférenciers, offres de service et événements spéciaux
   • Activités de financement pour la Fondation pour l’éducation
   • Courriels à l’appui ou en remplacement d’envois par courrier et d’appels téléphoniques aux fins susmentionnées.

8. Affaires externes

   • Rapports sociaux entre ex-sénateurs et ex-députés
   • Promotion d’événements d’intérêt pour les ex-parlementaires
   • Réponses à diverses demandes de renseignements, telles du Bureau de la gouverneure générale, des médias désireux de communiquer avec un membre en particulier ou des particuliers et entreprises
9. Les renseignements recueillis au paragraphe 5 ci-dessus sont versés dans la base de données de l’Association, qui est supportée et protégée par le Parlement.
   1. Les renseignements contenus dans la base de données sont accessibles aux conditions indiquées, comme suit :
   2. Le nom et l’ex-appartenance politique des SEULS membres actifs (cotisants) sont affichés sur le site Internet de l’Association et accessibles au public.
   3. Les renseignements de l’ensemble de la base de données sur tous les ex-parlementaires sont accessibles aux membres actifs SEULEMENT dans la partie protégée du site. L’accès à la partie protégée n’est possible qu’au moyen du code d’accès personnel qui est attribué à chaque membre actif. Les restrictions (voir 9d) ci-dessous) concernant l’utilisation des renseignements sont affichées.
   4. Les membres actifs qui n’ont pas accès par ordinateur à la liste complète peuvent obtenir sur demande une version imprimée des renseignements de la base de données.
   5. Les renseignements communiqués en conformité de 9b) et de 9c) ci-dessus seront accompagnés de l’avis suivant :
      
      Ces renseignements vous sont communiqués en votre qualité de membre actif de l’ACEP, étant entendu qu’ils doivent être traités comme confidentiels, qu’ils ne serviront qu’à des fins sociales personnelles et qu’ils ne seront communiqués, en tout ou en partie, à personne. Il faudrait préciser à quiconque vous demande des renseignements contenus dans la base de données de communiquer avec les bureaux de l’Association, par téléphone, sans frais, au 1-888-567-4764, par courriel à exparl@parl.gc.ca ou par la poste à C.P. 768, édifice de l’Ouest, Chambre des communes, Ottawa (Ontario), K1A 0A6.
   6. Les sénateurs et députés actuels, ainsi que le personnel de la Bibliothèque du Parlement et des bureaux de la gouverneure générale, des lieutenants généraux et des premiers ministres, peuvent obtenir sur demande des renseignements de notre base de données sur des membres en particulier.
   7. Les personnes et organismes susmentionnés, les membres des médias, le grand public et les ministères et organismes publics désireux d’obtenir les coordonnées ou d’autres renseignements personnels concernant un ex-parlementaire seront informés que ces renseignements sont confidentiels et ne peuvent être communiqués qu’avec la permission de l’intéressé, que cette permission sera sollicitée et qu’un message peut être adressé à un ex-parlementaire et sera acheminé par nos bureaux.
   8. Parfois, des organismes ou des enquêteurs judiciaires demandent des renseignements pour savoir qui parmi nos membres peut les conseiller ou les aider d’autre façon. Ces demandes sont traitées au cas par cas par le Comité exécutif du Conseil d’administration. Ces renseignements sont communiqués sous réserve qu’il est entendu qu’ils sont strictement confidentiels et qu’ils ne serviront qu’à la seule fin indiquée.
      
      

10. Collecte et gestion des renseignements sur les membres
    Les renseignements sont recueillis par diverses voies, mais surtout à partir des demandes d’adhésion des membres et de la base de données de la Bibliothèque du Parlement. Nous consultons parfois d’autres sources tels des bases de données en ligne, des annuaires téléphoniques, des amis, des proches et des connaissances pour compléter le peu de renseignements (voir le paragraphe 6 ci-dessus) sur chaque ex-parlementaire que conserve l’Association pour son propre usage (voir le paragraphe 7 ci-dessus).

11. L’Association s’efforce de mettre à jour les renseignements sur ses membres. Conformément à la politique, un membre peut s’adresser au bureau de l’Association pour consulter, confirmer, modifier ou supprimer tout renseignements à son sujet ou pour en modifier les conditions de divulgation.